Executive Assistant to CEO

Permanent employee, Full-time · Journi HQ Vienna
45,000 € per year
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Wen suchen wir?

Bei Journi, einem kreativen Tech-Unternehmen und Österreichs innovativstem Start-up des Jahres 2024, entwickeln wir die weltweit meist heruntergeladene Druck-App. Unsere App ermöglicht es Kunden, mühelos wunderschöne Fotobücher und andere Druckprodukte zu erstellen. Mit Hilfe von KI-Technologie erstellen wir automatisch personalisierte Designs basierend auf den Inhalten, die unsere Nutzer drucken möchten. Werde Teil eines Teams hochmotivierter und gleichgesinnter Individuen, von denen du lernen kannst – und die ebenso begeistert sind, von dir zu lernen!

Als Executive Assistant to the CEO spielst du eine entscheidende Rolle dabei, reibungslose Abläufe sicherzustellen, strategische Ausrichtungen zu unterstützen und die erfolgreiche Umsetzung wichtiger Initiativen zu gewährleisten. Deine Fähigkeit, vorausschauend zu handeln, Prioritäten gezielt zu setzen und klar zu kommunizieren, ist entscheidend, um unser Leadership-Team dabei zu unterstützen, den Fokus auf das Wachstum des Unternehmens zu bewahren.

Diese Rolle ist ideal für jemanden, der in einem dynamischen Umfeld aufblüht, Herausforderungen proaktiv angeht und eine starke Eigenverantwortung mitbringt. Bereit für eine High-Impact-Rolle, in der kein Detail übersehen wird? Werde Teil unseres Teams und gestalte die Zukunft von Journi mit!

Deine Aufgaben
  • Enge Zusammenarbeit mit dem CEO – Verwaltung des Kalenders, Bearbeitung von E-Mails und strategische Unterstützung

  • Effiziente Arbeitsabläufe sicherstellen – Bedürfnisse antizipieren, Prioritäten setzen und Prozesse optimieren

  • Kommunikationsschnittstelle – Sicherstellen eines klaren und zeitgerechten Austauschs zwischen CEO, Führungsteam und relevanten Stakeholdern

  • Termin- und Zeitmanagement – Terminkoordination, Konfliktvermeidung und Effizienzsteigerung

  • Meetings organisieren und moderieren – Strukturierte Agenden, Protokolle und Follow-ups sicherstellen

  • Geschäftsreisen planen und koordinieren – Detaillierte Reisepläne erstellen und Reisekostenabrechnungen verwalten

  • Interne Projekte und Teams managen – Unterstützung bei der Umsetzung von Initiativen und strategischen Zielen

  • Zusammenarbeit über Teams hinweg fördern – Proaktive Weitergabe von Erkenntnissen und kontinuierliche Optimierung interner Prozesse

Dein Profil
  • Stark ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagement-Fähigkeiten

  • Proaktive, lösungsorientierte und eigenständige Arbeitsweise

  • Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch & Englisch (schriftlich und mündlich)

  • Professionelles Auftreten & Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

  • Teamplayer mit Hands-on-Mentalität und hohem Verantwortungsbewusstsein

  • Stressresistenz & Fähigkeit, Aufgaben unter Druck effektiv zu priorisieren

  • Schnelle Auffassungsgabe, Offenheit für Feedback & kontinuierliche Verbesserung

  • Erfahrung mit Google Docs, Google Sheets & Präsentationstools

  • Arbeitsberechtigung für Österreich/EU & Bereitschaft, nach Wien zu ziehen

Deine Nice-to-Haves
  • Erfahrung mit OKR-Frameworks & strategischer Planung

  • Hintergrund in Finanzen oder Betriebswirtschaft

  • Erfahrung in einem High-Growth-Startup oder schnelllebigen Umfeld

Warum wir?

A happy team makes for a happy workplace. Wir wären nicht in der Lage, das zu tun, was wir tun, ohne unser fantastisches Team. Deshalb bieten wir folgendes an: 

  • Ein faires Gehalt abhängig von deinem Erfahrungs- und Wissensstand, min. €45.000 für 38,5 h

Außerdem erwartet dich eine Liste an tollen Social Benefits bei uns:

  • Urlaubs-Upgrade: 25 Urlaubstage pro Jahr auf Vollzeitbasis, plus 1 zusätzlicher Tag für jedes Jahr, das du in unserem Team verbringst (bis zu 5 zusätzliche Tage!)

  • Ein zweites Zuhause: Ein helles, preisgekröntes Büro, selbst gestaltet von unserem Journi-Team mit allem, was dein Herz begehrt – inklusive Tischtennisplatte und Kicker-Tisch, um zwischendurch so richtig Dampf abzulassen

  • Dein Job, dein Rhythmus: Ein hybrides Arbeitsmodell mit 40 % Homeoffice-Tagen und flexiblen Arbeitszeiten (Kernzeiten: Mo-Do 10-16 Uhr, Fr 10-14 Uhr).

  • Dein Mittagessen geht auf uns: Lass es dir schmecken – mit €5,50 in Pluxee-Guthaben pro Arbeitstag

  • So kommst du immer an dein Ziel: Wir übernehmen die Kosten für deine Öffi-Jahreskarte in Wien (€365)

  • Heute für morgen: Zusätzliche €300 jährlich für deine private Pensionsversicherung

  • Stille dein Reisefieber: Komme mit auf unsere jährliche Teamreise und entdecke mit uns spannende neue Orte

  • Mac dein Leben leichter: Mit einem MacBook für deinen Job – aber auch für deine private Nutzung

  • Atem holen, Energie tanken: In unseren exklusiven Yoga-Sessions, die alle zwei Wochen vor Ort stattfinden

  • Gesundheit im Griff: Sorge mit unseren regelmäßigen Gesundheitschecks von haelsi vor

  • Neue Sprachen leicht gemacht: Premium-Mitgliedschaft für die Busuu-App – beeindrucke uns mit deinen Sprachenskills!

  • Professionelle Weiterentwicklung: Zugang zu Ressourcen, Kursen und Weiterbildungsmöglichkeiten, um in deine Skills auf das nächste Level zu bringen

  • Energieboost für Zwischendurch: Eine Auswahl an Obst, Müsli, Joghurt und verschiedenen Milchsorten ist jederzeit für dich verfügbar

  • Frisch gebrühter Treibstoff: Italienischer Kaffee (mit und ohne Koffein) und Tees in unserer Kaffeeküche

  • VIP-Faktor: Premium-Mitgliedschaft für alle Journi-Produkte – exklusiv für dich!

Bewirb dich jetzt!
Was dich nach deiner Bewerbung erwartet:
  • Einführungsgespräch mit dem People & Culture Team (30 min)
  • Challenge
  • Technisches Interview (60 min)
  • Abschluss-Interview mit unserem Führungsteam (60 min)
Wir würden uns freuen, von dir zu hören - bitte füge deiner Bewerbung deinen Lebenslauf und dein Anschreiben bei.
Über uns
Wir sind stolz darauf Inklusion und Vielfalt bei Journi zu fördern - unabhängig von ​Nationalität, Geschlecht, Religion oder sexueller Orientierung - es gibt immer einen Platz für außergewöhnliche Menschen in unserem Team.

Wir bei Journi haben es uns zur Aufgabe gemacht, die bestmögliche kundenorientierte Art und Weise zu entwickeln, um Erinnerungen zu bewahren. Wir nutzen die Vorteile enormer Datenmengen und moderner KI, um es Menschen zu ermöglichen, ihre Erinnerungen mit der Journi Print App so unkompliziert auszudrucken wie Fotos zu machen. Der intelligente Algorithmus in den Journi-Apps verarbeitet 1.000 Fotos in weniger als 30 Sekunden, um das perfekte Fotolayout zu erstellen. Du fängst die Momente ein und wir ermöglichen es dir, diese innerhalb von Sekunden in wunderschöne Druckprodukte zu verwandeln. Wir glauben an Innovation, Zusammenarbeit und eine Zukunft, in der Digitales und Print Hand in Hand gehen, um bleibende Erinnerungen zu bewahren.
WHO ARE WE LOOKING FOR?
At Journi, a creative tech company and Austria's most innovative start-up of 2024, we’re building the world’s #1 most-downloaded printing app. Our app empowers customers to effortlessly create beautiful photo books and other print products. Using AI technology, we automatically create personalized designs based on the content our users want to print. Be part of a team of highly motivated and like-minded individuals who you can learn from - and who are excited to learn from you too! 

As the Executive Assistant to our CEO, you’ll play a pivotal role in ensuring seamless operations, strategic alignment, and the successful execution of key initiatives. Your ability to anticipate needs, manage priorities, and communicate effectively will be essential in keeping our leadership focused on driving the company forward.

This role is perfect for someone who thrives in a fast-paced environment, loves solving challenges proactively, and has a strong sense of ownership over their work. Ready to take on a high-impact role where no detail goes unnoticed? Join us and help shape the future of Journi!

WHAT YOU'LL DO
  • Act as the right hand to the CEO, handling calendar management, emails, and strategic support

  • Keep things running smoothly by anticipating needs, setting priorities, and ensuring efficient workflows

  • Facilitate clear and timely communication between the CEO, leadership team, and key stakeholders

  • Own scheduling and time management, preventing conflicts and optimizing efficiency

  • Organize and moderate meetings, ensuring clear agendas, documentation, and follow-ups

  • Plan and coordinate business trips, providing well-structured itineraries and handling expense reports

  • Manage and organize internal projects and project teams

  • Support project execution by keeping initiatives on track and aligned with strategic goals

  • Foster collaboration across teams, proactively sharing insights and driving continuous improvement

YOUR BAG OF TRICKS
  • Highly organized with excellent time management & project coordination skills

  • Proactive, hands-on, and able to solve problems independently

  • A strong communicator in English & German, both written and verbal

  • Professional and discreet, handling confidential information with care

  • A team player who thrives in fast-paced, high-growth environments

  • Stress-resistant and able to prioritize tasks effectively under pressure

  • A doer with a hands-on mentality, taking ownership and responsibility

  • Quick to learn, open to feedback, and eager to improve

  • Familiar with Google Docs, spreadsheets, and presentations

  • Eligible to work in Austria/EU, already living in or willing to relocate to Vienna

NICE TO HAVE
  • Experience with OKR frameworks & strategic planning

  • A background in Finance or Business Administration

  • Previous experience in a high-growth startup or fast-paced environment

WHAT WE OFFER
A happy team makes for a happy workplace. We wouldn’t be able to do what we are doing without our team and that’s why we offer:

  • A fair yearly gross salary in accordance with the Collective Agreement, starting from €45,000. Our final offer depends on your experience and qualifications amongst other factors.
Plus, a bunch of awesome social benefits, such as:
  • Vacation goals: 25 days off per year, plus 1 extra day for every year you stick around (up to 5 extra days!)
  • A space to thrive: a fun, bright and award-winning office built by the Journi Team, complete with ping-pong and foosball tables to blow off steam
  • Work your way: enjoy a hybrid working model with 40% home office days and flexible hours (core hours: 10am-4pm Mo-Th; and 10am-2pm Fri)
  • Lunch on us: receive a €5.50 Pluxee voucher per working day
  • Go places: we reimburse your public transport card for Vienna €365 yearly
  • Plan for tomorrow: additional €300 yearly towards your private pension fund
  • Team first: join our yearly team-building Journi to exciting destinations
  • Mac your life easier: with a company MacBook, also available for personal use
  • Refresh and recharge: in-house or online yoga sessions every two weeks
  • Stay healthy: regular in-house health check with Haelsi
  • Unlock language skills: with a premium Busuu App membership
  • Professional development: Access to resources, courses, and learning programs to help you excel in your role
  • Boost your German: weekly in-house lessons in small groups
  • Fuel your day: fruits, cereals, yogurt, and milk variations — on the house
  • Brew up productivity: Italian-style coffee and teas in our coffee kitchen
  • Special treatment: enjoy a premium membership on all Journi products
APPLY NOW!
What to Expect After You Apply
  1. Intro Call with the People & Culture Team (30 min) 

  2. Challenge

  3. Technical Interview (60 min)

  4. Final Interview with our Leadership Team (60 min)

We’d love to hear from you! Please include your CV and cover letter with your application.

About us

We are proud to promote inclusion and diversity at Journi - no matter what race, nationality, gender, religion or sexual orientation - there is always a space for exceptional individuals in our team. At Journi, our mission is to build the most customer-centric way to hold onto your memories. We leverage the power of massive amounts of data and modern AI to enable people to print their memories as easily as taking pictures using the Journi Print app. The smart algorithm in the Journi apps processes 1,000 photos within less than 30 seconds to find the perfect photo layout. You capture the moments and we enable you to convert these into beautiful print products within seconds. We believe in innovation, collaboration and a future where digital and print go hand in hand to preserve lasting memories. We want to become the leading destination to share and print your moments. We have already inspired more than 5 million users around the globe and established Journi as a key player in a booming market, however, we have only scratched the surface of our potential. We are a startup and the creators of the most successful photo and print apps on the market. The Journi apps are downloaded and used by millions of users worldwide. We have been featured by Apple and Google over 20k times and have been covered by Forbes, the L.A. Times, TNW, Techcrunch and many more. At Journi, we look for exceptionally motivated people to become a member of our innovative team of 65+ people from all around the world. People who are passionate about solving challenges and making decisions that impact the success of the company. If you think this could be you, why not send us your application? ;)
Your Application at Journi
We appreciate your interest in working with us at Journi! Please fill in the following short form. Should you have any difficulties in uploading your files, drop us a line at takeme@journiapp.com
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