Office Manager

Permanent employee, Part-time · Journi HQ Vienna
36,000 € per year
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Wen suchen wir?

Bei Journi, einem kreativen Tech-Unternehmen und Österreichs innovativstem Start-up des Jahres 2024, entwickeln wir die weltweit meist heruntergeladene Druck-App. Unsere App ermöglicht es Kunden, mühelos wunderschöne Fotobücher und andere Druckprodukte zu erstellen. Mit Hilfe von KI-Technologie erstellen wir automatisch personalisierte Designs basierend auf den Inhalten, die unsere Nutzer drucken möchten. Werde Teil eines Teams hochmotivierter und gleichgesinnter Individuen, von denen du lernen kannst – und die ebenso begeistert sind, von dir zu lernen!

Wir suchen einen Office Managerin in Teilzeit zur Verstärkung unseres Journi-Teams! Du wirst mit unserem Office-Management-Team zusammenarbeiten und bei verschiedenen bürobezogenen Aufgaben unterstützen. Wenn du eine Werkstudentin bist oder eine abwechslungsreiche Teilzeitstelle suchst, könnte diese Gelegenheit perfekt für dich sein!

Deine Aufgaben
  • Arbeite mindestens 20 Stunden pro Woche in unserem Büro in Wien.

  • Sorge für einen reibungslosen Ablauf im Büro, indem du Büromaterial verwaltest, Kühlschränke auffüllst, kleine Reparaturen übernimmst und alle Bereiche (Arbeitsplätze, Küche, Gemeinschaftsräume) sauber und organisiert hältst.

  • Halte Besprechungsräume mit allen notwendigen Materialien und Vorräten ausgestattet.

  • Sei die Ansprechperson für interne Fragen und die Kommunikation zu aktuellen oder kommenden bürobezogenen Themen.

  • Begrüße neue Teammitglieder mit einem gut vorbereiteten Arbeitsplatz.

  • Koordiniere externe Partner, wie Hausverwaltung und Reinigungsdienste, und organisiere betriebliche Gesundheitschecks mit unserem Arbeitsmedizinischen Dienst.

  • Verwalte unseren Gerätepool: Setze Geräte zurück, bestelle neue, führe Bestandsaufzeichnungen und gib Geräte in Zusammenarbeit mit der IT aus.

  • Kümmere dich um Pflanzen, Balkonblumen und die Pflege der Dachterrasse.

  • Unterstütze verschiedene Teams im Unternehmen, darunter:

    • Product Team: Hilf bei App-Tests, Testbestellungen und weiteren wiederkehrenden Aufgaben.

    • Admin Team: Unterstütze bei Meetings, Präsentationen, Geschäftsreisen und organisatorischen Aufgaben.

  • Plane spaßige und abwechslungsreiche Team-Events, moderiere unsere wöchentlichen Meetings und organisiere unsere jährliche Teamreise.

  • Betreue den Empfangsbereich, begrüße Gäste und kümmere dich um Post und Pakete.

  • Trage aktiv zu einer positiven und motivierenden Unternehmenskultur bei und fördere das Wohlbefinden des Teams.

Dein Profil
  • Du bist Student*in, Elternteil oder suchst eine flexible Teilzeitstelle.

  • Du sprichst fließend Deutsch und Englisch.

  • Du hast eine Can-do-Mentalität und packst Dinge proaktiv an.

  • Du arbeitest strukturiert, organisiert und eigenständig.

  • Du liebst neue Herausforderungen und abwechslungsreiche Aufgaben.

  • Du bist selbstbewusst im öffentlichen Sprechen und hast starke Kommunikations- sowie Präsentationsfähigkeiten.

  • Du nutzt sowohl deine kreative als auch analytische Denkweise, um tägliche Aufgaben zu meistern.

  • Du bist lernbereit, offen für Feedback, selbstmotiviert und ehrgeizig.

  • Du möchtest etwas bewegen und Verantwortung für deine Arbeit übernehmen.

Warum wir?

A happy team makes for a happy workplace. Wir wären nicht in der Lage, das zu tun, was wir tun, ohne unser fantastisches Team. Deshalb bieten wir folgendes an: 

  • Ein faires Gehalt abhängig von deinem Erfahrungs- und Wissensstand, min. €36.000 für 38,5 h

Außerdem erwartet dich eine Liste an tollen Social Benefits bei uns:

  • Urlaubs-Upgrade: 25 Urlaubstage pro Jahr auf Vollzeitbasis, plus 1 zusätzlicher Tag für jedes Jahr, das du in unserem Team verbringst (bis zu 5 zusätzliche Tage!)

  • Ein zweites Zuhause: Ein helles, preisgekröntes Büro, selbst gestaltet von unserem Journi-Team mit allem, was dein Herz begehrt – inklusive Tischtennisplatte und Kicker-Tisch, um zwischendurch so richtig Dampf abzulassen

  • Dein Job, dein Rhythmus: Ein hybrides Arbeitsmodell mit 40 % Homeoffice-Tagen und flexiblen Arbeitszeiten (Kernzeiten: Mo-Do 10-16 Uhr, Fr 10-14 Uhr). Für diese Position ist die Flexibilität jedoch in gewissem Maße durch die Büroanforderungen eingeschränkt.

  • Dein Mittagessen geht auf uns: Lass es dir schmecken – mit €5,50 in Pluxee-Guthaben pro Arbeitstag

  • So kommst du immer an dein Ziel: Wir übernehmen die Kosten für deine Öffi-Jahreskarte in Wien (€365)

  • Heute für morgen: Zusätzliche €300 jährlich für deine private Pensionsversicherung

  • Stille dein Reisefieber: Komme mit auf unsere jährliche Teamreise und entdecke mit uns spannende neue Orte

  • Mac dein Leben leichter: Mit einem MacBook für deinen Job – aber auch für deine private Nutzung

  • Atem holen, Energie tanken: In unseren exklusiven Yoga-Sessions, die alle zwei Wochen vor Ort stattfinden

  • Gesundheit im Griff: Sorge mit unseren regelmäßigen Gesundheitschecks von haelsi vor

  • Neue Sprachen leicht gemacht: Premium-Mitgliedschaft für die Busuu-App – beeindrucke uns mit deinen Sprachenskills!

  • Professionelle Weiterentwicklung: Zugang zu Ressourcen, Kursen und Weiterbildungsmöglichkeiten, um in deine Skills auf das nächste Level zu bringen

  • Energieboost für Zwischendurch: Eine Auswahl an Obst, Müsli, Joghurt und verschiedenen Milchsorten ist jederzeit für dich verfügbar

  • Frisch gebrühter Treibstoff: Italienischer Kaffee (mit und ohne Koffein) und Tees in unserer Kaffeeküche

  • VIP-Faktor: Premium-Mitgliedschaft für alle Journi-Produkte – exklusiv für dich!

Bewirb dich jetzt!
Was dich nach deiner Bewerbung erwartet:
  • Einführungsgespräch mit dem People & Culture Team (30 min)
  • Technisches Interview (90 min)
  • Abschluss-Interview mit unserem Führungsteam (60 min)
Wir würden uns freuen, von dir zu hören - bitte füge deiner Bewerbung deinen Lebenslauf und dein Anschreiben bei.
Über uns
Wir sind stolz darauf Inklusion und Vielfalt bei Journi zu fördern - unabhängig von ​Nationalität, Geschlecht, Religion oder sexueller Orientierung - es gibt immer einen Platz für außergewöhnliche Menschen in unserem Team.

Wir bei Journi haben es uns zur Aufgabe gemacht, die bestmögliche kundenorientierte Art und Weise zu entwickeln, um Erinnerungen zu bewahren. Wir nutzen die Vorteile enormer Datenmengen und moderner KI, um es Menschen zu ermöglichen, ihre Erinnerungen mit der Journi Print App so unkompliziert auszudrucken wie Fotos zu machen. Der intelligente Algorithmus in den Journi-Apps verarbeitet 1.000 Fotos in weniger als 30 Sekunden, um das perfekte Fotolayout zu erstellen. Du fängst die Momente ein und wir ermöglichen es dir, diese innerhalb von Sekunden in wunderschöne Druckprodukte zu verwandeln. Wir glauben an Innovation, Zusammenarbeit und eine Zukunft, in der Digitales und Print Hand in Hand gehen, um bleibende Erinnerungen zu bewahren.
WHO ARE WE LOOKING FOR?
At Journi, a creative tech company and Austria's most innovative start-up of 2024, we’re building the world’s #1 most-downloaded printing app. Our app empowers customers to effortlessly create beautiful photo books and other print products. Using AI technology, we automatically create personalized designs based on the content our users want to print. Be part of a team of highly motivated and like-minded individuals who you can learn from - and who are excited to learn from you too! 

We are looking for a part-time Office Manager to join the Journi team! You will work with our Office Management team and support with office related tasks. If you are a working student or looking for a varied part-time role, this could be the perfect opportunity for you!

WHAT YOU'LL DO
  • Work at least 20h per week from our Vienna HQ.

  • Keep the office running smoothly by managing office supplies, restocking fridges, handling small repairs, and ensuring all areas (workspaces, kitchen, common areas) are clean and organized.

  • Keep meeting rooms stocked with all necessary materials and supplies.

  • Be the go-to person for internal team questions and communications on current or upcoming office-related topics.

  • Welcome new team members with a well-prepared desk setup.

  • Coordinate with external partners, such as property management and cleaning services, and organize in-house health check appointments with our occupational healthcare provider.

  • Handle our device pool: reset/reorder devices, keep record of and hand out new devices in collaboration with IT.

  • Take care of plants, balcony flowers, and roof terrace maintenance.

  • Support teams across the company, such as:

    • Product Team: Assist with app testing, test product orders, and other recurring tasks.

    • Admin Team: Help with meetings, presentations, business trip planning, and other organizational tasks.

  • Plan fun and engaging team activities, be the host of weekly meetings, and organize our annual team trip.

  • Manage the reception area, greet guests, and handle mail and parcels.

  • Contribute to a positive and happy work culture by fostering team well-being.

YOUR BAG OF TRICKS
  • You are a working student, a parent, or someone looking for a flexible part-time job.

  • You are fluent in German and English.

  • You have a can-do attitude and get things done.

  • You are structured, well-organized, and proactive.

  • You thrive on new challenges and enjoy varied tasks.

  • You are confident in public speaking and have strong communication and presentation skills.

  • You use both creativity and analytical thinking to tackle everyday tasks.

  • You are eager to learn, open to feedback, self-motivated, and driven to succeed.

  • You want to make an impact and take ownership of your work.

WHAT WE OFFER
A happy team makes for a happy workplace. We wouldn’t be able to do what we are doing without our team and that’s why we offer:
  • A fair yearly gross salary in accordance with the Collective Agreement, starting from €36,000 based on full-time hours. Our final offer depends on your experience and qualifications amongst other factors.
Plus, a bunch of awesome social benefits, such as:
  • Vacation goals: 25 days off per year, plus 1 extra day for every year you stick around (up to 5 extra days!)
  • A space to thrive: a fun, bright and award-winning office built by the Journi Team, complete with ping-pong and foosball tables to blow off steam
  • Work your way: enjoy a hybrid working model with 40% home office days and flexible hours (core hours: 10am-4pm Mo-Th; and 10am-2pm Fri). For this position, the flexibility is to a certain degree limited by the requirements of the office.
  • Lunch on us: receive a €5.50 Pluxee voucher per working day
  • Go places: we reimburse your public transport card for Vienna €365 yearly
  • Plan for tomorrow: additional €300 yearly towards your private pension fund
  • Team first: join our yearly team-building Journi to exciting destinations
  • Mac your life easier: with a company MacBook, also available for personal use
  • Refresh and recharge: in-house or online yoga sessions every two weeks
  • Stay healthy: regular in-house health check with Haelsi
  • Unlock language skills: with a premium Busuu App membership
  • Professional development: Access to resources, courses, and learning programs to help you excel in your role
  • Fuel your day: fruits, cereals, yogurt, and milk variations — on the house
  • Brew up productivity: Italian-style coffee and teas in our coffee kitchen
  • Special treatment: enjoy a premium membership on all Journi products
APPLY NOW!
What to Expect After You Apply
  1. Intro Call with the People & Culture Team (30 min) 

  2. Technical Interview (90 min)

  3. Final Interview with our Leadership Team (60 min)

We’d love to hear from you! Please include your CV and cover letter with your application.

About us

We are proud to promote inclusion and diversity at Journi - no matter what race, nationality, gender, religion or sexual orientation - there is always a space for exceptional individuals in our team. At Journi, our mission is to build the most customer-centric way to hold onto your memories. We leverage the power of massive amounts of data and modern AI to enable people to print their memories as easily as taking pictures using the Journi Print app. The smart algorithm in the Journi apps processes 1,000 photos within less than 30 seconds to find the perfect photo layout. You capture the moments and we enable you to convert these into beautiful print products within seconds. We believe in innovation, collaboration and a future where digital and print go hand in hand to preserve lasting memories. We want to become the leading destination to share and print your moments. We have already inspired more than 5 million users around the globe and established Journi as a key player in a booming market, however, we have only scratched the surface of our potential. We are a startup and the creators of the most successful photo and print apps on the market. The Journi apps are downloaded and used by millions of users worldwide. We have been featured by Apple and Google over 20k times and have been covered by Forbes, the L.A. Times, TNW, Techcrunch and many more. At Journi, we look for exceptionally motivated people to become a member of our innovative team of 65+ people from all around the world. People who are passionate about solving challenges and making decisions that impact the success of the company. If you think this could be you, why not send us your application? ;)
Your Application at Journi
We appreciate your interest in working with us at Journi! Please fill in the following short form. Should you have any difficulties in uploading your files, drop us a line at takeme@journiapp.com
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